O que fica
O que passa a existir depois que a cadeia é descrita.
A lista é uma só
Compras, portaria e informática passam a olhar o mesmo cadastro de prestadores.
O trajeto do dado é visível
Está escrito o que sai da empresa, para qual prestador e por qual canal.
O contrato fala do assunto
Os documentos em vigor ganham cláusula de tratamento, subcontratação e devolução.
O acesso externo tem prazo
Usuário de prestador nasce com data de validade e é encerrado por rotina.
O aviso tem caminho
Se algo acontecer no fornecedor, está combinado quem avisa quem e em quanto tempo.
A saída é conferida
O fim do contrato tem lista de conferência assinada, com devolução registrada.
Os seis serviços da casa, do cadastro de prestadores ao desligamento
Cada um pode ser contratado sozinho, e todos usam o mesmo material: o que a empresa já assinou e o que a portaria já anota. Nenhum deles depende de sistema novo nem de mudança de fornecedor.
01Inventário das operações e do que sai da empresa
Um cadastro único de prestadores, reunindo a lista de compras, a da portaria e a que só existe na memória de quem chama o eletricista. Para cada nome fica escrito qual conjunto de dado atravessa a porta.
02Revisão de contratos e cláusulas de tratamento
Leitura marcada dos contratos em vigor, apontando onde falta palavra sobre tratamento de dados, subcontratação e devolução ao fim. A minuta proposta segue para o jurídico da sua casa.
03Registro de riscos de fornecedor e plano de correção
Os prestadores são ordenados pelo que recebem e pelo estrago que uma falha causaria. Cada linha do plano sai com responsável interno, prazo e forma de comprovação.
04Norma de acesso externo e desligamento
Regra escrita de criação, prazo e encerramento de usuário de prestador, mais a lista de conferência do fim de contrato: o que volta, o que é apagado e quem assina cada linha.
05Treinamento de compras, portaria e informática
Duas horas com quem contrata, com quem libera a entrada e com quem cria usuário. Material impresso, casos da própria empresa e lista de presença assinada ao final.
06Aviso de incidente e pedidos de titulares
Fluxo escrito para o dia em que um fornecedor comunica uma falha: quem avisa quem, em quanto tempo e com qual registro. No mesmo pacote entra o roteiro de resposta a quem pede os próprios dados.
O que chegou até nós, e o que ficou com a empresa
Recolhidas ao fim dos trabalhos e publicadas com autorização.
O que chegou
A folha de pagamento era calculada fora e os documentos iam por mensagem comum.
O que ficou
Canal combinado para envio, prazo de guarda escrito e conferência mensal do que foi enviado.
O que chegou
Um prestador havia encerrado o contrato dois anos antes e o usuário continuava ativo.
O que ficou
Lista de conferência de desligamento e revisão semestral marcada no calendário.
O que chegou
Cada comprador escolhia fornecedor por conta própria, sem critério escrito.
O que ficou
Critério de habilitação em uma página e ficha de fornecedor preenchida antes da primeira compra.
O que chegou
A empresa de ônibus tinha a relação de alunos e ninguém sabia quem mais via aquilo.
O que ficou
Mapa de subcontratação declarado pelo prestador e aviso de incidente com prazo combinado.
Quantos prestadores entram na sua empresa esta semana
Se a resposta demora, a conversa inicial já vale a pena. Uma hora basta para desenhar a cadeia em uma folha e ver o que está sem contrato.
- Cadastro de prestadores
- Cláusula de dados revista
- Rotina de desligamento