Histórias
Todas as histórias dos últimos trabalhos, da mais recente à mais antiga.
O que chegou até nós, e o que ficou com a empresa
Recolhidas ao fim dos trabalhos e publicadas com autorização.
O que chegou
Quatorze prestadores entravam no galpão e não havia lista de nenhum deles.
O que ficou
Cadastro único com responsável interno por prestador e crachá com prazo de validade.
O que chegou
A transportadora recebia endereço e telefone de cliente sem nada escrito sobre isso.
O que ficou
Cláusula de tratamento incluída nos dois contratos e registro do que é enviado a cada entrega.
O que chegou
A empresa de limpeza tinha chave de todos os andares e nenhuma regra de devolução.
O que ficou
Rotina de entrega e devolução de chave com livro assinado na recepção.
O que chegou
O suporte remoto abria a tela inteira do sistema e ninguém sabia quando.
O que ficou
Acesso por sessão marcada, com registro de data, motivo e quem autorizou.
O que chegou
A folha de pagamento era calculada fora e os documentos iam por mensagem comum.
O que ficou
Canal combinado para envio, prazo de guarda escrito e conferência mensal do que foi enviado.
O que chegou
Um prestador havia encerrado o contrato dois anos antes e o usuário continuava ativo.
O que ficou
Lista de conferência de desligamento e revisão semestral marcada no calendário.
O que chegou
Cada comprador escolhia fornecedor por conta própria, sem critério escrito.
O que ficou
Critério de habilitação em uma página e ficha de fornecedor preenchida antes da primeira compra.
O que chegou
A empresa de ônibus tinha a relação de alunos e ninguém sabia quem mais via aquilo.
O que ficou
Mapa de subcontratação declarado pelo prestador e aviso de incidente com prazo combinado.
O que costuma travar antes do começo
Respostas curtas para as perguntas que aparecem já na primeira ligação.
Precisamos avisar os fornecedores?
Sim, e o aviso é parte do trabalho. Escrevemos a carta que a empresa envia pedindo a ficha do prestador, e ela costuma voltar preenchida em duas semanas.
Quem lê os contratos, vocês ou o nosso jurídico?
Nós lemos e marcamos; quem decide o texto final é o jurídico da casa. Entregamos minuta, não redação fechada.
Temos fornecedor grande que não muda contrato. E aí?
Isso acontece e fica registrado assim mesmo: no registro de riscos, com a anotação de que a cláusula foi pedida e recusada. A direção decide o que fazer sabendo disso.
O trabalho atrapalha a operação?
As entrevistas são curtas e marcadas fora do horário de pico. O que mais consome tempo do lado da empresa é reunir os contratos antigos.
Quantas pessoas da nossa equipe entram nisso?
Uma pessoa de contato, compras, informática e o responsável pela portaria. A direção participa do primeiro e do último encontro.
E se ainda não tivermos contrato escrito com alguns?
É comum, principalmente com prestadores antigos. Esses casos entram no plano com prioridade e com uma minuta simples para começar.
Quantos prestadores entram na sua empresa esta semana
Se a resposta demora, a conversa inicial já vale a pena. Uma hora basta para desenhar a cadeia em uma folha e ver o que está sem contrato.
- Cadastro de prestadores
- Cláusula de dados revista
- Rotina de desligamento