A casa por dentro: desde quando, quantos somos e como conduzimos
Casa aberta em 2015, hoje com onze pessoas entre processos, contratos e informática, e uma responsável fixa para cada empresa atendida.
Abrimos em 2015 como consultoria de controle interno e, desde 2019, dedicamos a maior parte das horas ao mesmo recorte: a relação da empresa com quem presta serviço para ela. Não somos escritório de advocacia e não representamos ninguém em processo.
Somos onze pessoas — quatro consultoras de processo, duas advogadas de contratos, dois analistas de informática e três pessoas no apoio documental. Cada empresa atendida tem uma responsável fixa, e toda minuta de cláusula passa por duas leituras antes de sair daqui.
Trabalhamos com indústrias, transportadoras, redes de varejo, hospitais e operações que terceirizam limpeza, portaria, folha ou suporte de informática. As entrevistas são feitas no local, inclusive na portaria e no almoxarifado; a redação é feita no escritório, com calendário combinado na abertura.
O que não fazemos: não negociamos contrato no lugar do seu jurídico, não auditamos o fornecedor por conta própria sem autorização das duas partes, não indicamos prestadores e não emitimos atestado de adequação. Também não começamos pela redação de política: primeiro o cadastro, depois a norma.
Começar pela portaria
O caderno da entrada costuma saber mais sobre a cadeia que o organograma.
Contrato antes de ferramenta
O combinado escrito resolve o que nenhum sistema de controle resolve.
A recusa também é registro
Fornecedor que não aceita a cláusula entra no registro de riscos, não no silêncio.
Quem assina aparece
Toda linha do plano tem nome de responsável dentro da empresa.
Os seis serviços da casa, do cadastro de prestadores ao desligamento
Cada um pode ser contratado sozinho, e todos usam o mesmo material: o que a empresa já assinou e o que a portaria já anota. Nenhum deles depende de sistema novo nem de mudança de fornecedor.
01Inventário das operações e do que sai da empresa
Um cadastro único de prestadores, reunindo a lista de compras, a da portaria e a que só existe na memória de quem chama o eletricista. Para cada nome fica escrito qual conjunto de dado atravessa a porta.
02Revisão de contratos e cláusulas de tratamento
Leitura marcada dos contratos em vigor, apontando onde falta palavra sobre tratamento de dados, subcontratação e devolução ao fim. A minuta proposta segue para o jurídico da sua casa.
03Registro de riscos de fornecedor e plano de correção
Os prestadores são ordenados pelo que recebem e pelo estrago que uma falha causaria. Cada linha do plano sai com responsável interno, prazo e forma de comprovação.
04Norma de acesso externo e desligamento
Regra escrita de criação, prazo e encerramento de usuário de prestador, mais a lista de conferência do fim de contrato: o que volta, o que é apagado e quem assina cada linha.
05Treinamento de compras, portaria e informática
Duas horas com quem contrata, com quem libera a entrada e com quem cria usuário. Material impresso, casos da própria empresa e lista de presença assinada ao final.
06Aviso de incidente e pedidos de titulares
Fluxo escrito para o dia em que um fornecedor comunica uma falha: quem avisa quem, em quanto tempo e com qual registro. No mesmo pacote entra o roteiro de resposta a quem pede os próprios dados.
O que chegou até nós, e o que ficou com a empresa
Recolhidas ao fim dos trabalhos e publicadas com autorização.
O que chegou
A empresa de limpeza tinha chave de todos os andares e nenhuma regra de devolução.
O que ficou
Rotina de entrega e devolução de chave com livro assinado na recepção.
O que chegou
O suporte remoto abria a tela inteira do sistema e ninguém sabia quando.
O que ficou
Acesso por sessão marcada, com registro de data, motivo e quem autorizou.
O que chegou
A folha de pagamento era calculada fora e os documentos iam por mensagem comum.
O que ficou
Canal combinado para envio, prazo de guarda escrito e conferência mensal do que foi enviado.
O que chegou
Um prestador havia encerrado o contrato dois anos antes e o usuário continuava ativo.
O que ficou
Lista de conferência de desligamento e revisão semestral marcada no calendário.
Quantos prestadores entram na sua empresa esta semana
Se a resposta demora, a conversa inicial já vale a pena. Uma hora basta para desenhar a cadeia em uma folha e ver o que está sem contrato.
- Cadastro de prestadores
- Cláusula de dados revista
- Rotina de desligamento